امروزه با فراگیرشدن اینترنت و استفاده‌ی مداوم از شبکه‌های اجتماعی، کارمندان شما در صفحات اجتماعی و پلتفرم‌های مجازی مختلفی فعالیت دارند و شاید بدون اینکه خودشان هم بدانند نماینده‌ی کسب‌و‌کار شما باشند. پس هر شرکتی بیش از یک کارمند دارد و باید دستورالعمل مشخصی برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی تدوین کند تا هم به کارمندان رسیدگی کند و هم به شرکت.
دستورالعمل استفاده از شبکه‌های اجتماعی شامل سه بخش اصلی است:
- کارمندان در نقش نمایندگان شرکت
- سایت‌هایی که از طریق کارمندان، مشتریان و تعاملات اجتماعی میزبان آنها هستید
- ارتباطات غیرکاری کارمندان
در این مقاله چندین نکته مهم از شبکه‌های اجتماعی را گرد آورده‌ایم که صاحبان هر کسب‌و‌کاری باید بدانند.
ممکن است کارمندان در نقش حامی، پشتیبانی محصولات، یا متخصصان این صنعت نماینده‌ی کسب‌و‌کار شما باشند. فکر می‌کنید کارمندان به عنوان نمایندگان شما در شبکه‌های اجتماعی چطور باید رفتار کنند؟
شفافیت
آیا کارمندان باید خود را نماینده قانونی کسب‌و‌کار شما معرفی کنند؟ آیا باید نام واقعی خودشان را بگویند؟ آیا باید سمتِ شغلی‌شان را بیان کنند؟ آیا باید قوانین مشخصی برای استفاده از عکس یا آواتار وجود داشته باشد؟
رازداری
کارمندان چه اطلاعاتی را فاش کنند؟ آیا این اطلاعات اکنون علنی است؟ اگر محرمانه است، نیازمند تاییدیه‌های خاصی است؟ چه کسی باید مجوز انتشار اطلاعات غیرعلنی را صادر کند؟ آیا این اطلاعات مزیت رقابتی دارند؟
مسائل مالی
کارمندان چطور باید وضعیت مالی شرکت را اطلاع‌رسانی کنند؟ این مساله برای شرکت‌های سهامی عام بسیار بااهمیت است، زیرا آژانس‌های قانون‌گذار در آن دخالت دارند.
حق انتشار
مالکیت معنوی (IP) چگونه مدیریت می‌شود؟ چه فرآیندهایی در داخل شرکت انجام می‌شود؟ کارمندان باید سوال‌هایشان را از چه کسی بپرسند؟
رقبا
به دلیل اینکه اتاق‌های گفتگوی شبکه‌های مجازی در معرض دید کاربران قرار دارند، کارمندان چطور باید با رقبایشان وارد تعامل شوند؟ آیا دستورالعمل‌های خاصی وجود دارد که باید از آنها تبعیت کرد؟
توصیه
چه اطلاعات و راهنمایی‌هایی وجود دارد که کارمندان می‌توانند در اختیار مشتریان و عموم کاربران قرار دهند؟ با توجه به نوع کسب‌و‌کار، این مورد ممکن است نتایج مهمی به دنبال داشته باشد.
خط قرمزهای شرکت
عنوان کردن چه مسائلی بدون اشکال است؟ باید بدانید شبکه‌های اجتماعی علنی هستند و تمام اطلاعات شما در معرض نمایش قرار دارد.
نحوه برخورد
چه رفتارهایی را به عنوان رفتار قابل قبول در نظر می‌گیرید؟ کارمندان باید بدون توجه به نظر دیگران، با همه با احترام برخورد کنند. آیا کارمندان می‌توانند مطالبی را ارسال کنند که برای گروه‌هایی محبوب‌تر است؟
حق مالکیت
چه کسی مسئولیت تولید محتوای شبکه‌های اجتماعی را به عهده دارد؟ اگر شرکت حق انتشار محتوا را دارد، این محتوا چگونه باید استفاده شود؟
کارمندان چطور باید با محتوای شبکه‌های اجتماعی که توسط مشتریان و عموم کاربران در وب سایت‌های شرکت، از جمله وبلاگ‌ها، بخش نظرات و دیدگاه‌ها و دیگر بخش‌های مجازی، تولید شده است برخورد کنند؟
هدف این است برای کارمندان خط مشی مشخص شود تا بدانند با محتوای تولید شده توسط پرسنل غیر شرکتی چطور رفتار کنند.
مردم داری
آیا محتوای تولید شده در شبکه‌های اجتماعی از نظر رعایت ادب یا برخوردهای نامناسب با افراد مدیریت شده است؟ تصاویر نامناسب و علائم رنگی موجود در محتوا در این دسته قرار می‌گیرد.
مرتبط بودن
آیا محتوا و دیدگاه‌های مطرح شده مرتبط هستند و به بحث اصلی مربوط می‌شود؟ آیا نظرات ثبت شده به ارزش شرکت و جامعه می‌افزایند یا بی‌نتیجه هستند؟
تبعیض
آیا دیدگاه‌های ثبت شده نسبت به فرد یا گروهی از افراد متعصبانه بوده است؟ کارمندان در خارج از ساعت کاری چطور باید در شبکه‌های اجتماعی فعالیت کنند؟ نکات زیر به نحوه‌ی عملکرد کارمندان در شبکه‌های اجتماعی در خارج از وقت کاری می‌پردازد.
معرفی
کارمندان در صفحات مجازی شخصی چگونه خودشان را معرفی کنند؟ آیا توقع دارید کارمندان از کارفرما و سمتِ شغلی‌شان بنویسند؟
همکاران
آیا کارمندان می‌توانند درباره رئیس و موقعیت شغلی شان در شبکه‌های اجتماعی صحبت کنند؟ کارمندان چطور باید با کارمندان سابق ارتباط داشته باشند؟ حتما می‌دانید دیدگاه‌ها برای همیشه در صفحات مجازی باقی می‌مانند. پس هیچ‌وقت حرفی نزنید که نمی‌توانید رو در رو بگویید.
احترام
توقع دارید کارمندان ناراحتی‌هایشان را در مورد دیگران چگونه در اتاق‌های گفتگو ابراز کنند؟
شبکه‌های اجتماعی در ساعات اداری
آیا کارمندان می‌توانند در ساعات کاری وارد پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی شوند؟ آیا این بخشی از الزامات شغلی‌شان است؟ آیا دستورالعملی وجود دارد که باید از آن تبعیت شود؟
پیامدها
اگر کارمندان از اصول تعیین شده تخطی کنند چه عواقبی در انتظارشان خواهد بود؟ رعایت این اصول چه تاثیری روی شرکت خواهد داشت؟ چه کسی مسئولیت اعمال این اصول را دارد؟
با توجه به 17 نکته مذکور، قوانینی برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی در شرکت‌تان ایجاد کنید؛ قوانینی که برای کسب‌و‌کارتان نتیجه بخش است.
منبع: heidicohen
