چرا امروزه تحلیل کسب و کار اهمیت پیدا کرده است؟

پیچیدگی و تغییر، باثبات‌ترین مشخصه‌ای است که می‌توان برای دنیای کنونی کسب و کارها معرفی کرد. امروز شرکت‌ها با رقابتی شدید روبرو هستند که از تغییرات تکنولوژی و تغییر در تقاضای مشتریان ناشی می‌شود. بنابراین توانایی واکنش سریع به این تغییرات در کوتاه ترین زمان و تامین نیازهای مشتری، از الزامات دنیای کسب و کارها است، اما چه کسی مسئول پاسخگویی سازنده به این تغییرات است؟ چه کسی و با چه تخصصی باید به حل مسائل و ارائه پاسخ بپردازد؟ چه کسی به بررسی الزامات سازمان و پروژه‌ها توجه خواهد کرد؟ در این مقاله بیشتر با اهمیت تحلیل کسب و کار و ابزارهای آن آشنا خواهیم شد.

کاربردهای اصلی تحلیل کسب و کارچیست؟

کسب و کار با مجموعه‌ای از مفاهیم مانند مدیریت کسب و کار، مدیریت بازار، مدیریت مشتریان، مدیریت تامین‌کنندگان و… تعریف می‌شود. تحلیل کسب‌ وکار مجموعه‌ای از وظایف، دانش و تکنیک‌های مورد نیاز برای شناسایی نیازهای کسب‌ و کار و تعیین راه‌حل‌ها برای مشکلات کسب ‌و کار است. شیوه‌ها و رویه‌های تحلیل کسب وکار  در صنایع مختلف متفاوت می باشند.

 تحلیل کسب و کار در هر زمینه‌ای ممکن است انجام شود و تحلیل‌گر باید به شناسایی مسائل موجود در سازمان بپردازد. افراد گوناگونی با تخصص‌های مختلف می‌توانند برای دریافت گواهینامه‌ها و شرکت در دوره‌های مربوطه اقدام کنند از جمله:

مدیران، تحلیلگران استراتژیک، بازاریابان، متخصصان فناوری اطلاعات، متخصصان منابع انسانی, متخصصان تحلیل سیستم، معماران کسب و کار، بهره‌وری، تضمین کیفیت.

امروزه و در شرایط دشوار اقتصادی کسب وکار ها به دلایل زیر نیاز بسیار بیشتری به تحلیل و چکاپ دوره ای خود دارند :

• برای درک ساختار و پویایی سازمان که در آن یک سیستم قرار است استقرار یابد.
• برای درک مشکلات فعلی در سازمان هدف و شناسایی پتانسیل‌های بهبود.
• برای اطمینان از اینکه مشتری، کاربر نهایی، و توسعه دهندگان درک مشترکی از اهداف سازمان دارند.

مراحل کلی تحلیل کسب و کار

این مطلب که تجزیه و تحلیل کسب وکار امری بسیار پیچیده ، وقت‌گیر، نیازمند تجربه و تخصص کافی در این زمینه نیاز است. برای تجزیه و تحلیل کسب و کار مراحل به شرح  زیر طی می شوند :

• نقطه شروع:

اولین گام این است که یک مشکل ، نیاز و یا الزامات کسب ‌و کار شما را شناسایی کنید.

• تعیین تیم تجزیه‌وتحلیل کسب ‌و کار:

درگام دوم، به منظور تجزیه و تحلیل کسب و کار فرد یا تیمی را مشخص کنید که وظیفه این تیم راهنمایی استراتژیک، مستندسازی، تصریح و کمک به سیاست‌های سازمان در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. تیمی تشکیل دهید که مشکلات سازمان شما را با در نظر گرفتن همه بخش های سازمان برطرف نماید .این نکته را مدنظر داشته باشید که در تحلیل کسب و کار، ارتباط کامل و آزاد بین افراد سازمان مهمترین فاکتور برای پیشبرد مراحل تجزیه و تحلیل است.

• شناسایی فرآیند فعلی کسب ‌و کار:

سومین گام، شناسایی و بررسی  مشکلات در روند کسب ‌و کار موجود و افرادی که در حال حاضر مسئول بخشی از سازمان هستند است.

• شناسایی ذینفعان:

گام چهارم بدین صورت است که ذینفعان هر پروژه را مشخص کنید.  و خب این  مدنظر است که ذینفعان در هر پروژه متفاوت هستند. برای مثال، ذینفعان می‌توانند شامل مشتریان، تامین‌کنندگان، مقامات نظارتی، کارشناسان گزارش‌های مالی و حسابرسان خارجی باشند.

• شناسایی نیازها:

در پنجمین گام خودبه شناسایی نیازها و الزامات ذینفعان به صورت واضح بپردازید. اگر این کار انجام نشود، تیم این کار را میکند تا مشکل حل نشده باقی نماند. بعضی از تکنیک‌هایی که می‌تواند برای تعریف نیازهای ذینفعان مورد استفاده قرار گیرد عبارتند از:

• بحث های گروهی خودآموز یا طوفان مغزی
• بررسی و تجزیه‌وتحلیل مستندات مربوطه
• گروه‌های کوچک بحث از افراد کلیدی یا گروه‌های متمرکز
• مصاحبه های فردی
• نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها
• تجزیه‌وتحلیل سیستم، از جمله نمودار جریان، توضیح‌ها، جدول‌ها و …
• مشاهده و تحقیق

• شناسایی فرآیند کسب ‌و کار فعلی و توانایی‌ها :

گام شش یکی از مهمترین گام هست ، بسیاری از تکنیک‌های مشابه که ما برای شناسایی نیازهای ذینفع استفاده کنید. این گام می‌تواند برای تعریف فرآیند کسب ‌و کار و قابلیت‌های فعلی مورد استفاده قرار گیرد. به تکنیک‌های تجزیه و تحلیل سیستم، مدل سازی، تحقیق و بررسی اسناد و مدارک تکیه کنید.

• شناسایی تفاوت‌ها:

مرحله ی نهایی یا گام ششم سعی میکند هر اختلافی بین آنچه که ذینفعان نیاز دارند و آنچه که فرایند کسب ‌و کار فعلی می‌تواند ارائه دهد را بررسی عارضه یابی و مشکل زدایی کنند که نارضایتی بسیار میتواند مشکل آفرین باشد.

این نکته را مدنظر داشته باشید گام ها در سازمان های مختلف و شرایط متفاوت با نیاز ها و عمق مشکلات و عارضه ها تفاوت های دارد پس این شش گام شاید برای سازمان شما گام باشد و یا حتی هشت گام.

یک تحلیلگر کسب و کار چه ویژگی هایی دارد ؟

یک تحلیلگر کسب‌ و کار کسی است کسب و کار شما را تجزیه و تحلیل می‌کند و اسناد تجاری، فرآیندها، یا سیستم‌ها را از جوانب مختلف ارزیابی کرده و مدل کسب ‌و کار یا ادغام آن با فن‌آوری های روز را ارزیابی و استخراج  می‌کند.

تحلیلگر کسب‌ وک ار که تنها بر روی توسعه سیستم‌های نرم‌افزاری کار می‌کنند ممکن است به تحلیلگران کسب ‌و کار فناوری اطلاعات ، تحلیلگر کسب ‌و کار فنی، تحلیلگران کسب ‌و کار آنلاین، تحلیلگران سیستم‌های کسب ‌وکار و یا تحلیلگران سیستم گفته شود.

معمولا تحلیل کسب ‌و کار متمایز از تحلیل مالی، مدیریت پروژه، تضمین کیفیت، توسعه سازمانی، آزمون، آموزش و توسعه مستندات می‌باشد. با این حال، بسته به سازمان، یک تحلیلگر کسب ‌و کار ممکن است برخی یا تمام این وظایف وابسته را انجام دهد.تحلیل کسب‌ وکار همچنین شامل کار ارتباط بین ذینفعان، تیم‌های توسعه، تیم‌های آزمایش و غیره است.

خب بهتر است این را بدانید نقش یک تحلیلگر کسب و کار از تعریف و هدف‌گذاری حوزه‌های کسب ‌و کار سازمان آغاز می‌شود، سپس استخراج نیازمندی‌ها ، تحلیل و مستند سازی نیازمندی‌ها، شناسایی این الزامات برای سهامداران مناسب، شناسایی راه‌حل صحیح و سپس تایید راه‌حل برای پیدا کردن این که آیا الزامات مطابق با استانداردهای مورد انتظار هستند یا خیر.

نقش کلیدی تحلیل‌گر، با استفاده از ابزارها و مهارت‌هایی مانند بررسی ذی‌نفعان، طوفان فکری، تحلیل برنامه ها و استراتژی ها، مصاحبه و موارد دیگری از این قبیل، تحلیل فرآیندهای کسب و کار، رویه‌ها، ساختار سازمانی، تحلیل سازمان و مدیریت نیازمندی‌ها و تغییرات می‌باشد.

ابزارهای مورد نیاز تحلیل کسب وکار

 همانطور که امروزه همه چیز با تکنولوژی تلفیق می شود،این را بدانید بدون شک یک ابزار تجزیه ­و تحلیلِ کسب و کارِ ساده و کارآمد، به انجام وظایف مرتبط با تحلیل کسب و کار، به شکلی سریعتر و مؤثرتر کمک می­ کند.

اساساً، یک تحلیل­گر کسب وکار به دلایل ذیل به بهترین ابزار تحلیل کننده نیاز دارد:

• پیداکردن نیازمندی­ ها یا الزاما
• مدیریت نیازمندی­ ها یا الزامات
• تشریح نیازمندی­ ها یا الزامات با جزئیات
• ترسیم نمودار فرآیند کسب و کار، برای مدلسازی نیازمندی­ ها در هرجا که امکان­پذیر باشد. مانند

فرآیند کسب و کار برای همکاری با تیم­ها و سهامداران

یک تحلیل­گر کسب و کار باید پیش از استفاده از ابزار های تحلیل کسب و کار، بهترین تکنیک های تحلیل کسب و کار و مدیریت پروژه را برای اجرای این ابزارهای تحلیل، به درستی بداند.

 

انواع ابزارهای تحلیل کسب و کار

سه دسته عمده از انواع مختلف ابزارها، براساس موارد ذکر شده در بالا وجود دارداین دسته ها عبارتند از:

 

• ابزارهای مربوط به نیازمندی­ها یا الزامات یعنی توصیف، مدیریت و پیگیری آن­ها
• ابزارهای مدلسازی
• ابزارهای همکاری

حداقل ابزارهای تحلیل کسب وکار که هر تحلیلگر کسب وکار باید با آنها آشنا باشد:

• ابزار های Microsoft Office Suite

برنامه­ های زیر ازمجموعه  Microsoft Office Suite در فهرست بهترین ابزارهای تحلیل کسب و کار قرار دارند:

• ابزار MS PowerPoint

این نرم افزار برای تهیه و ارائه نمایش های تصویری رسمی استفاده می شود. یک تحلیلگر کسب و کار اغلب با شرایطی مواجه است که در آن او نیاز به ارائه ایده ها، برقراری ارتباط و توجیه و ارائه پروژه به روز را برای سهامداران دارد. این ارتباط در قالب ارائه از طریق پاورپوینت موثرتر می شود.

• ابزار MS Excel

تحلیل داده نیز بخشی از تحلیل کسب و کار است و می­تواند به شکل ­های متفاوتی باشد.

• جداول اصلی
• بررسی روند داده
• مرتب سازی و فیلتر اطلاعات
• ایجاد جدول یا نمودار

علاوه براین، اکسل چندین تابع کاربردی ریاضی و مالی دارد که می­توانند به تحلیل داده ­ها و انجام موارد مرتبط با امور حسابداری کمک کنند.

• ابزار MS Word

مایکروسافت ورد، سند مشخصات الزامات را ارائه می ­دهد. سازمان­ها می­توانند الگوی خاص خود را برای مستند کردن الزامات، تهیه کنند. این یک برنامه کاربردی است که به کاربر این امکان را می ­دهد که قلم ها، زمینه، اشیا، اشکال، تصاویر گرافیکی، جداول و حتی یک گزینه برای افزودن نمودارهای Visio، انتخاب کنند.

• ابزارMS Visio

یک ابزار مدل سازی است که تحلیلگران کسب وکار از آن برای ثبت مؤثر و ارائه ایده ­های سهامداران درباره کاربردهای کسب و کار و تعاملات کاربر، استفاده می­ کنند. کارایی­ های اصلی Visio عبارتند از:

• ایجاد نمودار UML مانند نمودار توالی و فعالیت
• آماده­ سازی نمودارهای جریان فرآیند
• ایجاد مدل های داده
• تولید نمودارهای معماری

در حال برنامه ­ریزی برای تبدیل شدن به یک تحلیلگر کسب وکار ماهر هستید؟ در این، بهترین گواهی­ های تحلیل های کسب وکار وجود دارد. ببینید کدام یک برای شما بهتر است.

• ابزار Google Docs

به اشتراک­ گذاری اسناد پروژه، ازمهم ترین موارد برای همکاری است. Google docs  ابزار بسیار مفیدی برای به اشتراک­ گذاری اسناد به صورت آنلاین با اعضای پروژه و سهامداران است. گوگل داکز از همه انواع فرمت­ها مانند docs، txt، pdf و غیره پشتیبانی می­ کند.

 

• ابزار Rational Requisite Pro

Rational Requisite Pro از بهترین ابزارهای تحلیل کسب و کار، برای مدیریت نیازمندی ­ها یا الزامات پروژه است. ابزارهای مدیریت پروژه الزامات مانند Requisite Pro Rational، قابلیت پردازش کلمه را دارد. علاوه بر آن، می ­تواند داده ­ها را با استفاده از یک پایگاه داده پویا، جست و جو و مرتب سازی کنند. از این رو، پیگیری الزامات را به همراه تغییرات و اولویت آنها تسهیل می­ کند. نرم افزارRational Requisite Pro ، ویژگی­ هایی همچون انجام تحلیل اثر و مدیریت اثر ممیزی تغییرات، را نیز دارا می­ باشد.

• ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین مانند Trello

Trello یک ابزار مشارکتی یا همکاری برای تحلیل های کسب وکار است که به همکاری و برقراری ارتباط امن بین تیم ­ها و همچنین اعضای مختلف یک تیم و اشتراک گذاری اطلاعات کمک می­ کند. همچنین، به مدیران اجازه می­ دهد تا داده­ های کسب وکار را تجزیه و تحلیل کنند.

 

ویژگی­ های Trello عبارتند از :

• امکان مشارکت و همکاری امن با یک یا چند تیم.
• اجازۀ مشاهدۀ فعالیت تیم را توسط انجمن­ ها می ­دهد.
• اجازه ورود اعضا با حساب کاربری گوگل را می ­دهد.
• یکپارچه کردن و سازمان­دهی انجمن­ها توسط مجموعه ­ها.
• تعیین مدیر (ادمین) برای مدیریت تنظیمات خصوصی.
• امکان غیرفعالسازی اعضای قدیمی، و همچنین حفظ تاریخچه کاری آنها را فراهم میکند.
• امکان اخذ داده ­ها تنها با یک کلیک را به کاربران خود ارائه میدهد.

 

سخن نهایی

تحلیل کسب ‌و کار می‌تواند برای درک وضعیت فعلی یک سازمان انجام شود و یا به عنوان پایه‌ای برای شناسایی نیازهای کسب ‌وکار عمل کند نیمو با این حال در اغلب موارد، تحلیل کسب‌ و کار را برای تعریف و تایید راه‌حل‌ها انجام می دهد که نیازها، اهداف و مقاصد کسب ‌و کار را برآورده کند. فراموش نکنید که اگر در این مسیر نیاز به کمک و مشاوره های تخصصی دارید تحلیل گران کسب و کار ما در تیم نیمو شما را راهنمایی می کنند. برای این کار میتوانید از بخش فرم نیازسنجی موجود در سایت اقدام کنید.

 

منبع